Командная работа над проектом — сложный процесс, требующий погружения, регулярного мониторинга и совместной работы. Если в работе над проектом участвует больше двух человек, логичнее использовать такс-трекер.
Но профессиональные таск-трекеры стоят дорого, а интеграция мучительна и сложна. Многие команды начинают использовать текстовые редакторы вроде Evernote или доски вроде Trello, но и здесь возникает проблема. Нужна не просто работа с заметками, но и база данных.
В таких случаях на помощь приходит Notion. В отличие от своих конкурентов, этот сервис не только работает с текстом, но и позволяет управлять базами данных.
Мобильное приложение, веб-версия и десктопная версия Notion созданы для удобной организации работы, управления проектами и задачами. Для простых, единоразовых задач или личных дел можно использовать заметки, списки и чек-листы.
Для сложных проектов и задач лучше пользоваться готовыми шаблонами с базами данных, которые можно связывать друг с другом. В дальнейшем легко создать систему, полностью адаптированную к вашим потребностям, которая будет идеально подходить для управления проектами в Notion вместе с командой: ставить задачи и следить за ходом их выполнения.
Как создать и вести проект в Notion
Встроенные шаблоны проектов в Notion упрощают создание и управление ими. Кроме того, сложные проекты легче вести, если разбить их на задачи с чётким набором целей, назначенным исполнителем, приоритетом, дедлайном и статусом.
Прогресс проекта зависит от выполненных задач и измеряется в процентах: это наглядно показывает, как движется работа.
Чтобы создать проект в Notion кликните в главном навигационном меню на «Add a page» и создайте новую страницу.
Для управления выберите шаблон, который подходит вам больше всего: найти доступные можно в разделе «Templates» или «Suggested» в правой боковой панели.
Для командной работы и большого количества задач оптимальны бесплатные шаблоны от Notion: «Projects & tasks» и «Projects, tasks & sprints». Вот описание их функциональности:
- сортировать задачи по родительским проектам. Каждый из них может включать в себя множество заданий, в которых вы устанавливаете срок сдачи, назначаете исполнителя и наблюдателя, меняете статус и вносите любую важную информацию
- отобразить очерёдность задач. Их можно сгруппировать по статусу, например, «согласовать», «в работе» — задания с большим сроком выполнения, «спринт» — то, что нужно сделать за неделю и «выполнено»
- планировать и оценивать объём работы. Для этого удобно использовать Timeline, в котором отображено, сколько длятся проекты, и режим календаря, где видны задания на каждый день
- видеть цельную картину. В этом помогают канбан-доски, позволяющие контролировать проектную работу — следить за этапами выполнения задач и сроками, оставлять комментарии для других членов команды
- просматривать только свои задания и задания коллег. В «Roadmap» можно смотреть личные доски каждого из членов команды, чтобы иметь представление о загруженности и планах
Карточка задачи или проекта позволяет создавать чек-листы. С их помощью можно разбить задание на небольшие этапы и отмечать каждый из них по мере выполнения.
Кроме того, можно добавлять в неё референсы: скриншоты и изображения, быстрые ссылки, а также устанавливать напоминания, например, о назначенных встречах с клиентами.
Вы создаёте отдельную базу данных, которая упрощает управление проектами в Notion. Вся необходимая информация по задаче всегда под рукой. Больше не придётся тратить время на поиск нужных данных в системе и переходы между разделами основной базы данных.
Ещё одно преимущество шаблонов в Notion — это большое количество шаблонов, созданных сообществом. Среди них есть как платные, так и бесплатные варианты.
Переходим в раздел «Проекты», выбираем фильтр «Авторы» и видим 1 875 шаблонов, созданных пользователями для различных проектов: от медиапланов в социальных сетях до дорожных карт.
При работе с шаблонами рекомендуется внимательно изучить их. Возможно, вам не потребуется полностью копировать авторский шаблон — вы сможете создать свой собственный, который будет полностью соответствовать потребностям вашей команды.